Датова схранка (Datova schranka)

Датова схранка (Datova schranka). Система, що перебуває в держуправлінні, представлена ​​у вигляді мережі зі сховищ в електронному вигляді, за допомогою яких відбувається обмін документацією між цивільними та юридичними особами, а також службами державного управління має назву Датова схранка (Datova schranka) у Чехії. Документи в електронному вигляді мають таку ж силу у справах право провадження, як і документ у паперовому вигляді. Наша компанія допоможе Вам у реєстрації Датової Збереження в Празі, Чехії, її обслуговуванні та вирішенні всіх пов`язаних питань. У статті йтиметься про:

• • Датова схранка в Чехії;
  • як створити Датову схранку в Чехії;
  • особливості Датової схранки в Чехії;
  • принцип роботи Датової схранки (Datova schranka) у Чехії;
  • як відкрити Датова схранка (Datova schranka) у Чехії?

Запущена система в роботу з першого листопада 2009 року в Чеській Республіці, а ґрунтувалася на законі про електронні операції. Знаходиться служба під контролем МВС ЧР, а державна компанія “Чеська пошта” виконує функцію, пов`язану з обслуговуванням системи, що доводить підконтрольність державі. Електронний ресурс Datova schranka, який містить інформацію, що використовується фізичними особами, юридичними особами (фірмами, АТ і т.д.), приватними підприємцями та відомчими організаціями в роботі та визначає систему.

Загалом, Датова схранка (Datova schranka) в Чехії підходить під визначення простої електронної пошти, з якою знайомий кожен користувач інтернету. Єдина різниця з електронною поштою та новою комунікацією це те, що друга реєструється з урахуванням даних користувача з офіційним підтвердженням особи та використовується для обміну документацією із відомствами держави. Особисті дані, збережені в системі, повинні бути: у всіх відомств, ТОВ та АТ, які мають реєстрацію у торговому реєстрі країни.

Система була створена для швидкої та спрощеної комунікації в документообігу серед відомств, юридичних осіб та громадян. До того, як була створена система, громадянам та юридичним особам доводилося особисто приносити до приймальні відомств документи та витрачати на ці дії час та кошти, а зараз цей процес займає лічені секунди, та документприходить на електронну адресу певного відомства завдяки даному сервісу у Чехії.

Датове схранка (Datova schranka) для фізичної особи в Чехії

У системі крім обов`язкових осіб можуть зробити реєстрацію фізичні особи та індивідуальні підприємці, для них ця послуга представлена ​​на добровільних засадах. Після реєстрації Датової схранки в Чехії на фізичну особу, для того, щоб партнери не надсилали Вам важливу пошту на фізичну поштову скриньку, необхідно повідомити їх про це. Після реєстрації датової зберігання на фізичну особу, всі державні установи зобов`язані пріоритетно контактувати фіз. особу саме на Датову зберігання, а не на фізичну поштову скриньку, тобто рекомендовані листи надсилати на Датаву зберігання. Зручно для тих фізичних осіб, які часто відсутні на території Чехії та не мають змоги отримувати листи поштою, але це не звільняє обов`язку контролювати поштову скриньку щонайменше 1 раз на тиждень.

Іншими словами, якщо ж фізичною особою була проведена реєстрація в сервісі, то всі установи держави повинні надсилати документацію через неї, а не через пошту у паперовому вигляді.Фізична особа, яка використовує систему, може, перебуваючи в будь-якій точці світу, зайти в неї та заповнити будь-який документ, включаючи декларацію на нерухомість, повідомлення та заяви. Головне мати підтвердження своєї особи і будь-яка операція з документами буде проведена за лічені хвилини. Листи до системи приходять без тексту, але у них вказується одержувач і тема, якою зроблено звернення. Можна прикріпити відповідний PDF-файл.

Як створити Датову схранку (Datova schranka) у Чехії

Щоб оформити скриньку фізична особа повинна звернутися до поштового відділення, де є бюро державних послуг Czech POINT.

Після цього вам необхідно пред`явити оператору документ, що засвідчує особу, а це може бути біометрична карта <ВНЖ, ПМЖ> або ID карта громадянина Чехії. Коли особа буде підтверджена, оператор заповнює заяву і ви потребуватимете адресу електронної пошти. Наприкінці оформлення потрібно буде підписати заяву. Протягом 30 робочих днів і раніше іноземцю на фізичну поштову скриньку прийде активаційний код; чеху активаційний код прихід на емайл.

Особливості Датової схранки (Datova schranka) у Чехії

• У будь-якої фірми є всього одна електронна скринька даного типу, що дозволяє на нього відправляти інформацію, але її отримує не конкретно який -або працівник, а вся фірма. Відтак інформація може бути у всіх керівників.
• Міністерство внутрішніх справ у Чехії має права як творець і відповідальний орган сервісу. Чеська пошта є офіційним оператором та власником поштової ліцензії.
• Документи в електронному вигляді з поштової скриньки мають таку ж правову силу, як і паперові аналоги.
• Від електронної скриньки для фірми не можна відмовитися; від Датової Зберігання для фіз. особи відмовитись можна.
• Переновити пересилання електронної пошти з цієї скриньки на будь-яку іншу не можна через заходи безпеки. Якщо ви хочете, то можна на особисту скриньку отримувати повідомлення про те, що до цієї скриньки вам надійшло повідомлення.
• Увійти в скриньку фірми можна тільки через офіційний сайт.
• Документація в скриньку надходить після багаторівневої перевірки, після чого не можна заперечувати, що документація не отримана або надіслана, але не отримана. Вся документація, що надсилається через фірму, вважається автоматично отриманою або надісланою поштою. Наприклад, вам потрібно надіслати податкову декларацію і ви її зобов`язані надіслати в електронному вигляді, інакше якщо вона буде подана у паперовому форматі, товам загрожуватиме штраф.

Принцип роботи Датової схранки (Datova schranka) у Чехії

Сервіс Датова схранка (Datova schranka) в Чехії є електронною адресою, де є місце, куди вводиться адреса користувача, текст та прикріплені документи. А система, через яку передаються дані, має відмінність від сервісу в тому, що держава відповідальна за доставку листів, що через неї надіслані.

Зберігається інформація в сховищі необмежений час. І не може виникнути ситуації, що е-мейл виявиться недоступним і лист не доставлений.

Зберігання е-мейлів здійснюється протягом 90 днів після прочитання листів, після чого законом передбачено назавжди видаляти їх із системи. Якщо ж користувач бажає зберегти їх, він може завантажити документ на комп`ютер. Документи, які проходять через Датову Збереження, мають штамп із датою та не втрачають актуальності після ліквідації. Якщо ж користувач хоче зберегти документацію, він має можливість замовити додаткову послугу Чеської пошти за гроші, яка називається електронним сховищем.

Як відкрити Датову схранку (Datova schranka) у Чехії?

1. Фірми, які мають реєстрацію автоматично та на безоплатній основі зобов`язані відкрити сховище.
2. Дані для входу в збереження надсилає Міністерство після того, як вона була створена на їхньому сайті. Лист зберігатиметься на пошті 10 днів і його забирають власноруч. Якщо на justice.cz – у виписці з Торгового Суду вказана адреса директорів поза Чехією, то лист буде надіслано фіз. особі за цією адресою. Якщо контактна адреса чеська, то до Чехії. Кожному директору фірми надсилається рекомендований лист, який необхідно отримати особисто, за довіреністю не можна. Якщо у учасника фірми є своя Датова Зберігання для фіз.особи, то з другої половини 2020-го року дані щодо фірмової Датової Зберіганняприходять на неї.
   
3. У систему потрібно обов`язково увійти протягом п`ятнадцяти днів після того, як отримано логін.
4. Ящик починає роботу з того ж дня, коли Міністерством були надіслані дані для входу. Тому потрібно мати на увазі, що навіть якщо ви не заходили в ящик, листи туди можуть надходити і на багато листів необхідно відповідати протягом 10-ти днів.
5. Блокування сховища настає після закінчення діяльності юридичної особи.

Логін Датова схранка (Datova schranka)

• • Щоб увійти в електронну скриньку, достатньо знати своє ім`я користувача та пароль. Ім`я користувача має складатися з 6-12 символів, і він генерується організацією, що автоматично обслуговує. Пароль містить від 8 до 32 знаків, і він може змінюватись користувачем у будь-який час у системі. Пароль та ім`я не повинні бути ідентичними. Якщо у вас не вийшло зайти в сховище з першої спроби, то у вас є їх п`ять після останньої спроби сервіс блокується. На е-мейл одразу ж надходить лист про те, що до збереження намагалися увійти.
  • Суб`єкти, які зобов`язані заводити скриньку, мають право отримувати ім`я користувача та інформацію про сервіс.Замовні листи від Міністерства внутрішніх справ Чехії отримує кожен директор підприємства.
  • Datova schranka дає можливість для додаткового захисту входу в систему логін та смс підтвердження з одноразовим кодом .
  • Логін на сервісі вводиться тільки з офіційного сайту МВС Чехії, що робить з`єднання безпечним з будь-якої точки планети, браузера та комп`ютера ви не входили б.

Будь-яка людина, будь то приватний підприємець або фізична особа, навіть іноземний громадянин, який бажає відкрити для себе електронну скриньку, повинен подати заяву у спеціальне віконце на пошті.

Технічні можливості Датової схранки (Datova schranka) у Чехії

Головними інструментами є те, що документ в електронному вигляді завжди можна перетворити на паперовий документ, що підтверджується ідентичністю.

Документ особистої фірми вже має підпис, який не потрібно підтверджувати у нотаріуса, як це відбувається з паперовою версією документа.

Якщо необхідний засвідчений підпис, то можна скористатися платним цифровим підписом та печаткою.

Цифрова скринька дозволяє пересилати документи в різному форматі, хоча краще користуватися популярнішими з них, а це формат pdf, doc, xls, jpg. Якщо файл не відкривається, то чиновники з державної установи мають право вимагати документ у відповідному для них форматі.

Пароль для скриньки може бути тимчасовим на 90 днів, а може бути постійним, і це ви зможете налаштувати самі. Пароль потрібно змінювати інакше при постійному паролі можуть виникнути проблеми з переробкою електронних документів у паперові аналоги. Тому пароль потрібно періодично оновлювати, щоб не втратити доступ до скриньки.

Як зареєструвати Датову схранку в Чехії?

При відкритті нової фірми в Чехії, фірми вписуються в Торговий Реєстр, то сервіс Датова схранка в Чехії створюється для них автоматично та без оплати. У тридцятиденний термін, як тільки фірма зареєструвалася, на пошту надходить рекомендований лист із записаними даними для входу в ящик. Якщо фізична особа, приватний підприємець або юридична особа не внесена до реєстру торгівлі, але бажає оформити скриньку, то вона має подати заявку з підтвердженим підписом до МВС Чехії, і протягом трьох днів для них буде безкоштовно створено сервіс.

Заяву на реєстрацію скриньки можна оформити так:

1. Прийти до МВС Чехії із заявою, на якій є підтверджена, завіренапідпис.
2. Заява із завіреним підписом надсилається на адресу пошти МВС Чехії.
3. Прийти із заявою до поштового відділення. Завірити підпис на заяві можна буде відразу на пошті, тому потрібно мати при собі паспорт або інший документ, що засвідчує особу. Це найпоширеніший спосіб.
   
4. Заповнюється заява в електронній формі, але вона повинна мати сертифікований електронний підпис, після чого надіслати його на скриньку МВС Чехії. Після цього потрібно переглядати свою пошту, куди прийде лист із ПІН-кодом.

Як активувати Датову схранку (Datova schranka) у Чехії?

Активація дуже проста. Коли надійшов лист від МВС ЧР, протягом п`ятнадцяти днів потрібно ввести логін та пароль, зазначений у листі, на сайті. Ви потрапите до системи, потрібно знайти кнопку активації на сайті та натиснути на неї. Пошта активується. Ви потрапляєте в Nastaveni або налаштування, куди ви можете записати електронну адресу для отримання оповіщення про вхідні листи на Датову схранку (Datova schranka) у Чехії. Там же можна вказати номер мобільного телефону, щоб на нього приходили текстові повідомлення, коли вам на пошту прийде лист.Але ця послуга оплачується та ціну встановлює оператор зв`язку. Доступ до своєї скриньки ви можете дати другій особі за потребою. Після завершення налаштування потрібно перейти до активації. Внизу правого кута сторінки є зелена кнопка, на неї треба натиснути, і перед вами виникне додаткова інформація. Ви повинні з нею ознайомитись та натиснути на праву кнопку. Коли дві сторінки будуть підтверджені, ви потрапите на наступний етап, і побачите ту сторінку, на якій ви будете працювати. Необхідно одразу змінити пароль та дані записати в блокноті.

Чи можу я звертатися в державні органи

Якщо ви є фізичною або юридичною особою,то ви маєте можливість звертатися до органів державної влади звичайним листом. Але свою відповідь вам вони надішлють електронною скринькою, тому що якщо використовувати інший варіант, то їхні дії будуть протизаконними.

Як я можу відмовитися від Датова схранка (Datova schranka) у Чехії?

Відмовитися ви не можете, але користуватися ним вам не обов`язково, якщо у вас немає бажання. Але ви повинні пам`ятати, що якщо у вас є зареєстрована скринька, всі листи будуть йти через неї. І якщо прийде рекомендований лист з якою-небудь претензією або повісткою до вас, і ви його пропустили поштою, тому що до неї не входите, то можете зазнати штрафу. За законом якщо лист надійшов на пошту, він вважається доставленим.

Можливо, чи мені зробити переадресацію листів з Датова схранка (Datova schranka) на звичайну пошту?

Такі дії не можна робити через те, що документи, що знаходяться в скриньці, знаходяться в захищеному режимі. Якщо їх пересилати на звичайну електронну пошту, це може бути небезпечно. Але можна налаштувати скриньку так, що вона сповіщатиме вас повідомленням про вхідні документи або надсилатиме лист з інформацією на звичайну електронну адресу або на номер мобільного телефону, але це платна послуга.

Якщо у нас в організації багато власників сховища, то дані доступу відрізняються чи ні?

Для кожного користувача є свій логін і пароль, тому якщо хтось втратив свій доступ, то на роботі спільної скриньки це ніяк не позначиться, бо кожен директор фірми чи уповноважена особа може зайти під своїм паролем та логіном до нього. Якщо хтось надсилає документи, він зобов`язаний вказати своє ім`я користувача.

Коли виникає така ситуація, то не варто нікуди звертатися. На другий день після реєстрації у реєстрі торгівлі даних про нового директора йому буде надано вхід до скриньки. Дані для входу до ньоговідправлять на пошту рекомендованим листом у те місце, де він постійно прописаний і він вказано у Торговому реєстрі. Якщо директор звільнився, то так само йому закривається вхід до ящика. Якщо необхідно надати доступ працівнику або співробітнику фірми, то можна оформити повірена особа – довірена особа прямо в системі онлайн або особисто на пошті. Також це можливо зробити за довіреністю від директора компанії, наприклад, довіреність може бути виставлена ​​на співробітника нашої компанії для подальшого надання послуги. ” target=”_blank” rel=”noopener noreferrer”>ведення фірми.

Чи можна відновити Датова схранка (Datova schranka) у Чехії?

Потрібно звернутися до будь-якого поштового відділення та пояснити співробітникові про свою проблему. Після чого анулювати старий логін та пароль і вам видадуть новий доступ. Перша заміна надається безкоштовно. Якщо ж протягом трьох років ви ще раз втратите пароль, то потрібно буде сплатити держмито близько 200 Кч (або 8 євро). Важливо пам`ятати, що власник скриньки відповідає за безпеку, тому при втраті пароля потрібно негайно повідомити відділення пошти. Якщо власник звернувся персонально для вирішення питання, пароль замінять цього ж дня.Якщо він діятиме через довірена особа, то потрібно заяву та довіреність передати МВС. І після їх розгляду нові дані прийдуть на поштову адресу за кілька днів.

Як вийти зі становища, якщо власник скриньки іноземний громадянин та лист з доступом до входу йому прийде на пошту іншої країни, де він постійно зареєстрований і що йому потрібно, щоб дізнатися інформацію про доступ ?

Для того щоб отримати дані до доступу іноземному громадянину потрібно звернутися до будь-якого пункту системи Czech POINT і написати заяву про ліквідацію старих даних до доступу та йому на місці видадуть нові дані безкоштовно. Отримати новий пароль можна при Посольстві Чехіїбудь-якій країні. Якщо пароль прострочений, то блокується доступ до скриньки та потрібно також звернутися до пункту Czech POINT.

Після отримання нового доступу користувачеві вручається підтвердження про те, що було прийнято заяву, і на звичайну електронну пошту надсилається посилання для можливості активації нового пароля. Але виданий пароль має тимчасовий характер, і після входу в обліковий запис система вимагатиме його змінити. Посилання обмежене за часом та можливостями для введення пароля. Якщо буде повторюватися помилка, одноразовий пароль система блокує і щоб отримати новий доступ, потрібно буде заново пройти процедуру. А це має на увазі, що потрібно подати заяву, отримати разовий пароль на папері, електронною поштою отримати посилання для активації, зайти по ній на сайт, ввести виданий пароль і змінити його на новий, і тільки після схвалення можна увійти в скриньку.

Якщо пароль прострочений, то доступ до сховища може бути заблокований. У такій ситуації підприємець зобов`язаний пройти шлях такий самий, як і при втраті пароля. Він має подати заяву до відділення Czech POINT про те, щоб ліквідувати його старий пароль та видали новий ключ до доступу. Обов`язково треба пам`ятати, що раз на три роки нові паролі реєструються безкоштовно, але якщо це відбувається повторно в цей проміжок часу, то доведеться сплатити послугу. У ряді країн, де є Посольство Чехії та відкриті відділення центру, а це приблизно 50-100 офісів можна отримати або відновити пароль.Також наша компанія може оформити доступ до Датової схранки (Datova schranka) у Чехії за довіреністю від директора компанії.

За видачею нового пароля або для відновлення доступу має право звернутися не власник скриньки, а його довірена особа за довіреністю, завіреною нотаріусом . Але пароль буде надіслано лише власнику електронного сховища на адресу, вписану в заяві.

Для пароля існуєобмеження у дев`яносто днів. Таким заходи вживаються для безпеки ящика. Коли термін дії добігає кінця, система оповіщає власника про те, що потрібно змінити пароль. Він може заходити старим паролем навіть коли пройде дев`яносто днів, але тільки п`ять разів. Після цього терміну система автоматично блокується і власнику доведеться йти знову писати заяву про відновлення доступу та видачу нового пароля.

Щоб уникнути такої ситуації користувач зобов`язаний один раз протягом трьох місяців міняти старий пароль на новий, для цього потрібно на сайті у пункт “Налаштування” і перетворити діючий пароль на безстроковий, а через дев`яносто днів знову включити ліміт на цей же пароль.

Чи можна доступ до особистої скриньки Датова схранка (Datova schranka) передати іншій особі в Чехії?

Електронним ящиком може користуватися тільки та людина, для якої він створювався за деякими винятками. Усі документи, що потрапляють у скриньку, мають правову силу та підписані ім`ям власника. Тому якщо передати доступ до пошти іншій особі, це може викликати певний ризик. Але є можливість призначити компанію по управлінню Вашої фірми або адміністратора, який відстежуватиме документи, що надходять, і працювати з ними в правовому режимі.

Переваги електронної скриньки Датова схранка (Datova schranka):

• є доступ з усіх точок, де є інтернет;
• заощаджує час на надсилання документів;
• послуга повністю безкоштовна;
• є можливість доручити іншій особі;
• широке поширення.

Недоліки електронної скриньки Датова схранка (Datova schranka):

• можна мати лише одинсервіс;
• кореспонденція не поділяється всередині нього;
• потрібно не рідше десяти днів перевіряти наповнення сховища;
• відправлення здійснюється лише документів в електронному форматі;
• не використовується одна скринька між кількома особами.

Що важливо пам`ятати про Датова схранка (Datova schranka)!

Обов`язково переглядайте скриньку частіше, тому що може виявитися, що вам надійшов лист з податкової інспекції або суду, і воно вважається доставленим, але ви не дивилися пошту і вже після закінчення десяти днів на вас чекає новий неприємний сюрприз, який набув чинності за той термін, що ви не дивилися пошту.

Щоб уникнути таких ситуацій, можна на особисту скриньку встановити повідомлення про надходження нового документа або скористатися послугами професіоналів.

Наші спеціалісти зможуть допомогти у створенні та контролі даної електронної скриньки, яка необхідна всім підприємцям у вигляді окремої послуги або в рамках ведення фірми.

Tags: Datova schrankaведення фірмиДатова Схранкаобслуговування фірмиПоштова скринька